Gestionnaire administratif Back Office (H/F)

RESPONSABILITÉS : Au sein de la Direction des Opérations de Gestion, le service back Office vient en support des gestionnaires de parc en externalisation. Ce service traite les amendes, les restitutions, les mises à disposition, la fiscalité. Mission 1 : Gérer des cartes carburants o Création, renouvellement, duplicata, opposition, expédition des cartes... Mission 2 : Gérer les ventes o De véhicules tous clients via nos partenaires : fixer la Valeur de revente minimale acceptée Mission 3: FRE – Analyser les frais de restitution o Réclamer les PV (Macadam, Dekra ...), rapport d'expertise, facture loueur o Assurer le suivi des réceptions de PV et faire les relances si besoin o Monter le dossier complet et l'envoyer à la technique pour Analyses o Assurer le suivi des infos et données sur le tableau pour permettre un bilan des économies préconisées Mission 4 : PRE CONTROLE : anticiper les frais de restitution o Informer les collaborateurs 2 mois avant la livraison de leur nouveau véhicule pour les inciter à prendre les rendez-vous avec les garages afin d'établir des devis o Assurer le suivi de la réception du devis et des photos et transmettre le dossier pour analyse au service technique o Le service technique nous transmet ses conclusions sur le bienfondé de réaliser les réparations ou pas et nous fait ses préconisations : réparation utile ; à quel coût, prise en charge assurance ... o Faire un retour au client pour prise de décision et à la suite donner o Suivi des réparations avec le Client, Garage et Assurance Mission 5 : Facturation o Facturation manuelle des honoraires de gestion. o Facturations diverses de fournisseurs o Facturation des vignettes CRIT AIR. o Facturation cartes grises, revente à l'acte Mission 6 : Gestion des mises à disposition et restitutions Lorsqu'un véhicule est livrable et arrive au garage : o Commander les cartes carburant, vignettes Crit'air, cartes verte... o Constituer la pochette conducteur o Indiquer au collaborateur la marche à suivre pour prendre possession de son véhicule et restituer son véhicule précèdent o Suivre et relancer si besoin pour obtenir les PV de livraison et de Restitution pour permettre la mise à jour de nos bases et permettre une facturation conforme auprès de nos clients Mission 7 : Gestion des sinistres o Collecter et centraliser les éléments nécessaires à l'ouverture d'un dossier de sinistre o Envoyer les éléments au courtier ou à l'assureur désigné par le client PROFIL RECHERCHÉ : Formations et expériences : o Une Formation administrative ou gestion (type BTS), complétée par une expérience en gestion et relation client sera utile. Compétences et qualités requises : o Une connaissance ou un intérêt pour le secteur automobile o Une aisance avec les outils informatiques o Une rigueur administrative o Un vrai sens du Client y compris client interne o Un goût pour le travail en équipe o Capacité d'adaptation et curiosité : travaillant pour tous les clients de l'entreprises, vous savez chercher et trouver les informations pour chaque cas (base de connaissances)